Fairsig

Outlook-Signatur erstellen und einfügen

Outlook gibt es in mehreren Versionen mit unterschiedlichen Menüs: das neue Outlook für Windows, das klassische Outlook, Outlook im Web (auch Outlook.com), Outlook für Mac und die App. Finden Sie unten Ihre Version; am Ende hilft eine Checkliste, wenn die Signatur nicht erscheint.

Noch keine Signatur? Erstellen Sie sie in zwei Minuten mit dem kostenlosen Fairsig-Generator, inklusive Pflichtangaben für GmbH, UG, AG und e.K. Verwenden Sie zum Einfügen in Outlook „Signatur kopieren“, nicht „HTML kopieren“.

So sieht eine Outlook-Signatur mit Pflichtangaben aus

Tabellen und Inline-Styles: Das klassische Outlook stellt E-Mails mit der Word-Engine dar, und genau dieses HTML übersteht sie unverändert.

Diese Signatur verwendenVorlage Corporate

Kurze Signatur für Antworten

In langen Mail-Verläufen reicht eine zweizeilige Signatur. Die vollständige Signatur mit Pflichtangaben bleibt für neue Nachrichten.

Diese Signatur verwendenVorlage Kompakt

Welches Outlook habe ich?

  • Klassisches Outlook für Windows hat oben links die Registerkarte Datei.
  • Das neue Outlook für Windows hat keine Registerkarte „Datei“; die Einstellungen öffnen Sie über das Zahnrad, und es sieht aus wie Outlook im Browser.
  • Outlook im Web läuft im Browser, unter outlook.office.com (Arbeits- und Schulkonten) oder outlook.com (private Konten).
  • Outlook für Mac hat das Menü Outlook in der Mac-Menüleiste.

Neues Outlook für Windows

  1. Klicken Sie im Fairsig-Generator auf „Signatur kopieren“.
  2. Öffnen Sie im neuen Outlook die Einstellungen (Zahnrad oben rechts) und wählen Sie Konten → Signaturen.
  3. Haben Sie mehrere Konten, wählen Sie das Konto, für das die Signatur gelten soll.
  4. Wählen Sie „+ Neue Signatur“ bzw. „Signatur hinzufügen“, geben Sie einen eindeutigen Namen ein und fügen Sie die Signatur mit Strg+V in das Bearbeitungsfeld ein.
  5. Legen Sie mit den Kontrollkästchen darunter fest, ob die Signatur für neue Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen verwendet wird.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Um eine Signatur von Hand in eine einzelne Nachricht einzufügen, wählen Sie beim Schreiben auf der Registerkarte Nachricht die Option Signatur und dann die gewünschte Signatur.

Outlook im Web und Outlook.com

  1. Klicken Sie im Generator auf Signatur kopieren.
  2. Öffnen Sie die Einstellungen (Zahnrad oben rechts) und wählen Sie Konten → Signaturen.
  3. Fügen Sie eine neue Signatur hinzu, geben Sie ihr einen Namen und fügen Sie sie mit Strg+V ein.
  4. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für neue Nachrichten und für Antworten und Weiterleitungen und klicken Sie auf Speichern.

Klassisches Outlook für Windows

  1. Klicken Sie im Fairsig-Generator auf „Signatur kopieren“.
  2. Öffnen Sie die Signatureinstellungen: im Hauptfenster über Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen oder in einer neuen E-Mail über Nachricht → Signatur → Signaturen.
  3. Wählen Sie unter „E-Mail-Konto“ das passende Konto.
  4. Klicken Sie unter „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ auf „Neu“ und geben Sie einen Namen ein.
  5. Klicken Sie in das Feld „Signatur bearbeiten“ und fügen Sie die Signatur mit Strg+V ein.
  6. Wählen Sie unter „Standardsignatur auswählen“ die Signatur für „Neue Nachrichten“ und für „Antworten/Weiterleitungen“.
  7. Bestätigen Sie mit OK.

„(ohne)“ bei der Standardsignatur bedeutet, dass keine Signatur automatisch eingefügt wird. Eine neue Standardsignatur gilt nicht für eine bereits geöffnete Nachricht: Schließen Sie sie und beginnen Sie zum Testen eine neue.

Das Layout nicht im Outlook-Editor bearbeiten. Klassisches Outlook stellt E-Mails mit der Word-Engine dar. Die Fairsig-Vorlagen nutzen Tabellen und Inline-Styles, die das überstehen; wer aber Teile der Signatur im Editor verschiebt oder skaliert, verändert das HTML. Ändern Sie die Signatur im Generator und fügen Sie sie neu ein.

Outlook für Mac

  1. Klicken Sie im Generator auf Signatur kopieren.
  2. Wählen Sie im Menü Outlook die Option Einstellungen und dann unter E-Mail die Option Signaturen.
  3. Legen Sie eine neue Signatur an, benennen Sie sie und fügen Sie sie mit ⌘+V ein.
  4. Wählen Sie für jedes Konto, welche Signatur für neue Nachrichten und für Antworten oder Weiterleitungen erscheint, und schließen Sie das Fenster „Signaturen“.

Im älteren Outlook für Mac heißen die Felder „Standardsignatur auswählen“, „Neue Nachrichten“ und „Antworten/Weiterleitungen“.

Outlook-App für iPhone und Android

Die App hat eine eigene Signatur in den App-Einstellungen (Bereich E-Mail → Signatur), unabhängig von der Desktop-Signatur. Microsoft beschreibt dort nur das Eintippen von Text, nicht Formatierung oder Bilder. Planen Sie für unterwegs deshalb eine kurze Textsignatur: Name, Funktion, Telefon. Ersetzen Sie auch die voreingestellte Werbezeile für Outlook, falls die App eine anzeigt.

Signatur wird nicht angezeigt: Checkliste

  1. Keine Standardsignatur gesetzt. Prüfen Sie, ob für das Konto eine Signatur für neue Nachrichten und für Antworten/Weiterleitungen gewählt ist.
  2. Falsches Konto. Standardsignaturen gelten pro Konto. Wer aus einem freigegebenen Postfach oder mit einer zweiten Adresse sendet, muss dort ebenfalls eine festlegen.
  3. Nachricht war schon offen. Eine neue Standardsignatur gilt erst für danach begonnene Nachrichten.
  4. Signatur liegt auf einem anderen Gerät. Signaturen „auf diesem Gerät“ werden lokal gespeichert und nicht synchronisiert.
  5. Bilder erscheinen als rotes X oder Anhang. Prüfen Sie, ob der Bild-Link öffentlich ist. Fairsig verlinkt Bilder per URL statt sie einzubetten; wurden Bilder in Outlook bearbeitet, fügen Sie die Signatur neu ein.
  6. Der Empfänger blockiert Bilder. Viele Outlook-Installationen laden Bilder erst nach Freigabe. Der Text der Signatur (und damit die Pflichtangaben) muss ohne Bilder funktionieren.

Bereit? Der kostenlose Fairsig-Generator erstellt eine Signatur, die in Gmail, Outlook und Apple Mail funktioniert – direkt im Browser, ohne Anmeldung. Outlook-Signatur erstellen →

Häufige Fragen

Warum muss ich die Signatur in Outlook im Web noch einmal einrichten?

Signaturen aus Outlook im Web und dem neuen Outlook werden bei Microsoft-365- und Outlook.com-Konten im Postfach gespeichert. Das klassische Outlook für Windows synchronisiert sie ab Build 2303 ebenfalls, aber nur für diese Kontotypen. Bei Exchange-Servern im eigenen Haus, IMAP- oder POP-Konten richten Sie die Signatur in jeder Outlook-Version separat ein.

Wie füge ich Pflichtangaben in die Outlook-Signatur ein?

Am einfachsten im Generator: Unter „Pflichtangaben“ die Vorgabe „Deutschland“ und die Rechtsform wählen, die Felder ausfüllen und die fertige Signatur in Outlook einfügen. Die Angaben stehen dann als Text im Fuß der Signatur. Welche Angaben Pflicht sind, erklärt unser Ratgeber zu den Pflichtangaben.

Kann ich eine HTML-Datei als Outlook-Signatur verwenden?

Das klassische Outlook speichert Signaturen als Dateien im Ordner AppData\Roaming\Microsoft\Signatures Ihres Profils. Eine Datei dorthin zu kopieren kann funktionieren, aber bei aktiver Synchronisierung verwaltet Outlook diesen Ordner selbst. Kopieren und Einfügen über den Signaturdialog ist zuverlässiger.

Gibt es eine Längenbeschränkung für Outlook-Signaturen?

Microsoft dokumentiert kein aktuelles Zeichenlimit. Halten Sie die Signatur trotzdem schlank: Wer auch Gmail nutzt, hat dort ein Limit von 10.000 Zeichen, und der Zähler im Generator prüft genau das.

Quellen

Geprüft im Oktober 2026 anhand der Microsoft-Hilfe: Hinzufügen und Ändern einer E-Mail-Signatur in Outlook, Signaturen in Outlook für Mac sowie die englischen Seiten zu Roaming-Signaturen und zur Signatur in der App. Die deutsche Microsoft-Seite ist maschinell übersetzt und gibt einige Menüpfade unvollständig wieder; die Pfade oben folgen der Oberfläche von Outlook. Je nach Version können Bezeichnungen leicht abweichen.

Weitere Anleitungen: Gmail-Signatur · Apple Mail (Englisch) · iPhone (Englisch)