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Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur

Was GmbH, UG, AG, eingetragene Kaufleute, OHG und KG in geschäftlichen E-Mails angeben müssen: mit dem Wortlaut der Gesetze, einem Beispiel für jede Rechtsform und dem Generator, der die Angaben prüft.

Keine Rechtsberatung. Diese Seite fasst die gesetzlichen Vorschriften zusammen (Stand: Oktober 2026). Sie ersetzt keine Beratung durch einen Rechtsanwalt, eine Steuerberaterin oder Ihre IHK. Im Zweifel gilt der aktuelle Gesetzestext, den wir unten verlinken.

Kurz gesagt

Seit dem 1. Januar 2007 gelten die Vorschriften über Geschäftsbriefe für Briefe „gleichviel welcher Form“. Damit sind geschäftliche E-Mails an einen bestimmten Empfänger erfasst. Die IHK Nürnberg spricht von der „Fußleistenpflicht“, die auch E-Mails erfüllen müssen, „die das Geschäftspapier ersetzen“, etwa bei Angeboten, Bestellungen oder Kündigungen.

RechtsformVorschriftPflichtangaben
GmbH, UG (haftungsbeschränkt)§ 35a GmbHGRechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer; Vorsitz des Aufsichtsrats, falls vorhanden
AG§ 80 AktGRechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstandsmitglieder (Vorsitz als solcher bezeichnet), Vorsitz des Aufsichtsrats
Eingetragene Kaufleute (e.K.)§ 37a HGBFirma mit Zusatz „e.K.“ o. Ä., Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Handelsregisternummer
OHG§ 125 HGBFirma, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer; ist kein Gesellschafter eine natürliche Person, zusätzlich Angaben zu den Gesellschaftern
KG, GmbH & Co. KG§ 177a HGB i. V. m. § 125 HGBwie OHG; bei der GmbH & Co. KG zusätzlich Firma der Komplementär-GmbH mit deren Angaben nach § 35a GmbHG

Nicht vorgeschrieben sind Telefonnummer, USt-IdNr. oder ein Disclaimer. Die Angaben zu Personen verlangen den Familiennamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen: „J. Weber“ genügt nicht, „Jana Weber“ schon.

GmbH und UG (haftungsbeschränkt): § 35a GmbHG

„Auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.“

— § 35a Abs. 1 Satz 1 GmbHG

Daraus ergibt sich für die Signatur:

  • Firma mit Rechtsform, z. B. „Brandt Maschinenbau GmbH“
  • Sitz der Gesellschaft (der Ort aus dem Gesellschaftsvertrag, nicht unbedingt die Büroadresse)
  • Registergericht und Nummer, z. B. „Amtsgericht Charlottenburg, HRB 123456 B“
  • alle Geschäftsführer, nicht nur die Person, die die E-Mail schreibt
  • den Vorsitz des Aufsichtsrats, falls die GmbH einen Aufsichtsrat mit Vorsitz hat

Für die UG gilt § 35a GmbHG genauso; dazu verlangt § 5a Abs. 1 GmbHG den Rechtsformzusatz „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“. Der Klammerzusatz darf nicht fehlen.

GmbH mit Logo und Pflichtangaben

Der Klassiker für den Mittelstand: Logo statt Foto, Durchwahl zuerst und darunter die Pflichtangaben nach § 35a GmbHG in kleiner Schrift.

Diese Signatur verwendenVorlage Corporate

Gründerin einer UG (haftungsbeschränkt)

Bei der UG muss der Rechtsformzusatz vollständig lauten: „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ – ein bloßes „UG“ reicht nicht.

Diese Signatur verwendenVorlage Modern

Hat die GmbH einen Aufsichtsrat mit Vorsitz, tragen Sie diesen im Generator in das Feld „Vorsitz des Aufsichtsrats (falls vorhanden)“ ein. Die meisten kleinen GmbHs haben keinen Aufsichtsrat und lassen das Feld leer.

Aktiengesellschaft: § 80 AktG

„[…] sowie alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen.“

— § 80 Abs. 1 AktG

Die übrigen Angaben (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Nummer) sind dieselben wie bei der GmbH. Anders als bei der GmbH ist der Vorsitz des Aufsichtsrats immer anzugeben, und der Vorstandsvorsitz muss erkennbar sein.

Vorstand einer AG

Eine AG nennt alle Vorstandsmitglieder (den Vorsitzenden als solchen) und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats, jeweils mit ausgeschriebenem Vornamen (§ 80 AktG).

Diese Signatur verwendenVorlage Corporate

Eingetragene Kaufleute (e.K.): § 37a HGB

„Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.“

— § 37a Abs. 1 HGB

Die „Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1“ ist „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine verständliche Abkürzung wie „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“. Den Namen des Inhabers verlangt § 37a HGB nicht; der Generator bietet ihn trotzdem als freiwilliges Feld an.

Handwerksbetrieb als e.K.

Der eingetragene Kaufmann nennt die Firma mit dem Zusatz „e.K.“, den Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und HRA-Nummer (§ 37a HGB). Telefon und Mobilnummer stehen vorn, weil Kunden eher anrufen als mailen.

Diese Signatur verwendenVorlage Klassisch

OHG und KG: §§ 125, 177a HGB

Seit dem 1. Januar 2024 (Personengesellschaftsrechtsmodernisierungsgesetz, MoPeG) steht die Vorschrift für die OHG in § 125 HGB; der frühere § 125a HGB ist aufgehoben. Ältere Merkblätter zitieren noch die alte Nummer.

„Auf allen Geschäftsbriefen der Gesellschaft, gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen die Firma und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.“

— § 125 Abs. 1 Satz 1 HGB

Ist kein Gesellschafter eine natürliche Person, verlangt § 125 Abs. 1 Satz 2 HGB zusätzlich die Firmen oder Namen der Gesellschafter und für sie die Angaben nach § 35a GmbHG oder § 80 AktG. Für die KG verweist § 177a HGB auf § 125 HGB; die Zusatzangaben sind dort nur für die persönlich haftenden Gesellschafter nötig. Bei der typischen GmbH & Co. KG heißt das: Firma, Sitz, Registergericht, HRB-Nummer und alle Geschäftsführer der Komplementär-GmbH.

GmbH & Co. KG

Ist keine natürliche Person persönlich haftend, muss die KG auch die Angaben zur Komplementär-GmbH machen (§ 177a HGB). Das Feld „Persönlich haftende Gesellschafterin“ nimmt Firma, Sitz, Register und Geschäftsführer auf.

Diese Signatur verwendenVorlage Klassisch

Was passiert, wenn Angaben fehlen?

Das Gesetz sieht ein Zwangsgeld vor: Das Registergericht kann die Geschäftsführer, den Vorstand oder den Kaufmann zur Einhaltung anhalten. Das einzelne Zwangsgeld darf 5.000 Euro nicht übersteigen (§ 79 Abs. 1 GmbHG, § 407 Abs. 1 AktG, § 14 HGB, auf den § 37a Abs. 4 HGB verweist). Es dient dazu, die Angaben durchzusetzen, nicht als Strafe für die Vergangenheit.

Abmahnung: Ob Mitbewerber fehlende Pflichtangaben in E-Mails nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) abmahnen können, ist umstritten. Gerichte haben einen spürbaren Wettbewerbsverstoß in veröffentlichten Einzelfällen verneint, etwa das OLG Brandenburg (Urteil vom 10.07.2007, Az. 6 U 12/07) zu einem Geschäftsbrief nach damaligem Recht. Eine höchstrichterliche Klärung für E-Mail-Signaturen ist uns nicht bekannt. Ein Restrisiko lässt sich also nicht ausschließen; der sicherste Weg ist, die Angaben vollständig zu machen. Das kostet eine Zeile im Fuß der Signatur.

Pflichtangaben mit Fairsig erstellen

  1. Öffnen Sie den Signatur-Generator und klappen Sie den Abschnitt Pflichtangaben auf.
  2. Wählen Sie die Länder-Vorgabe Deutschland und Ihre Rechtsform.
  3. Füllen Sie die Pflichtfelder (mit * markiert) aus. Der Generator prüft das Format der Registernummer (HRB für GmbH, UG und AG; HRA für e.K., OHG und KG) und der USt-IdNr.
  4. Die Überschrift des Abschnitts zeigt, wie viele Angaben noch fehlen. Steht dort „vollständig“, ist jedes Pflichtfeld ausgefüllt.
  5. Kopieren Sie die Signatur und fügen Sie sie in Outlook oder Gmail ein.

Die Prüfung ist eine Formatkontrolle: Ob Registergericht und Nummer zu Ihrem Unternehmen passen, kann der Generator nicht wissen. Gleichen Sie die Angaben mit Ihrem Handelsregisterauszug ab.

Tipps für die Gestaltung

  • Pflichtangaben gehören in den Fuß der Signatur: kleiner gesetzt, aber gut lesbar und als Text, nicht als Bild.
  • Eine Zeile pro Angabe oder durch „·“ getrennt; der Generator macht das automatisch.
  • Für interne E-Mails und kurze Antworten können Sie eine zweite, knappe Signatur anlegen; extern sollte die vollständige Fassung stehen.
  • Lange Disclaimer sind keine Pflicht. Sie machen die Signatur nur länger und können Gmails Limit von 10.000 Zeichen sprengen.

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Häufige Fragen

Gelten die Pflichtangaben wirklich für E-Mails?

Ja. Seit dem 1. Januar 2007 (Gesetz über elektronische Handelsregister, EHUG) sprechen § 35a GmbHG, § 80 AktG und § 37a HGB von Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden. Eine geschäftliche E-Mail an einen Kunden oder Lieferanten ist ein solcher Geschäftsbrief.

Muss die USt-IdNr. in die E-Mail-Signatur?

Nein. Keine der Vorschriften über Geschäftsbriefe verlangt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Auf Rechnungen ist dagegen die Steuernummer oder die USt-IdNr. Pflicht (§ 14 UStG). Viele Unternehmen nennen sie trotzdem in der Signatur; das ist freiwillig.

Muss das Stammkapital genannt werden?

Nur wenn Sie überhaupt Angaben zum Kapital machen. Dann verlangt § 35a Abs. 1 Satz 2 GmbHG das Stammkapital und, falls nicht alle Geldeinlagen eingezahlt sind, den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen. Wer das Kapital gar nicht erwähnt, muss es auch nicht angeben.

Brauche ich die Pflichtangaben auch in Antworten?

Das Gesetz unterscheidet nicht zwischen neuer Nachricht und Antwort. Die Ausnahme in Abs. 2 betrifft nur Mitteilungen in einer bestehenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden. Wer auf Nummer sicher gehen will, setzt die Angaben in jede externe geschäftliche E-Mail.

Gilt das auch für Freiberufler und Kleingewerbetreibende?

Die hier beschriebenen Vorschriften gelten für im Handelsregister eingetragene Unternehmen. Wer nicht eingetragen ist, braucht keine Registerangaben. Für andere Rechtsformen (etwa die eingetragene GbR, Genossenschaften oder Partnerschaftsgesellschaften) gelten eigene Vorschriften, die dieser Ratgeber nicht abdeckt.

Darf ich die Pflichtangaben als Bild einfügen?

Besser nicht. Viele Mailprogramme laden Bilder erst nach Freigabe durch den Empfänger. Als Text sind die Angaben immer lesbar, durchsuchbar und auch für Screenreader zugänglich. Fairsig setzt sie deshalb als Text in den Fuß der Signatur.

Quellen

Gesetzestexte (Stand Oktober 2026; der Wortlaut wurde über die konsolidierten Fassungen auf buzer.de und dejure.org abgeglichen, die amtliche Fassung steht auf gesetze-im-internet.de):