Fairsig

E-Mail-Signatur-Vorlagen und Beispiele

7 kostenlose Vorlagen aus HTML-Tabellen mit Inline-Styles, dem Layout, das Outlook (klassisch und neu), Gmail und Apple Mail gleich darstellen. Darunter Beispiele für typische Situationen in Deutschland, jeweils mit einem Klick im Generator anpassbar. Jede Vorschau ist echte Ausgabe des Generators.

Die 7 Vorlagen

Alle Vorlagen zeigen dieselbe Beispielperson mit den Pflichtangaben einer GmbH, damit Sie sie direkt vergleichen können.

Klassisch

Foto oder Logo, farbige Trennlinie, beschriftete Kontaktdaten.

Für die meisten: Foto oder Logo an der Seite, beschriftete Kontaktzeilen, die man schnell überfliegt.

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Modern

Farbbalken, rundes Foto, Kontaktdaten in einer Zeile.

Kurze Signaturen mit Foto: alles passt in drei Zeilen unter einen schmalen Farbbalken.

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Kompakt

Zwei Zeilen, keine Bilder. Ideal für Antworten.

Für Antworten, interne Mails und alle, die eine möglichst leichte Signatur wollen.

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Minimal

Nur Text, ruhig und gut lesbar.

Für Text-Menschen: Entwickler, Autorinnen, Gründer. Ruhig, ohne Bilder.

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Markant

Großer Name in Akzentfarbe mit Linie darunter.

Für Beratungen und Agenturen, bei denen der Name vorn stehen soll.

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Zentriert

Logo oben, alles mittig ausgerichtet.

Für Organisationen, bei denen das Logo die Botschaft ist; sieht auch auf dem Handy gut aus.

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Corporate

Logo-Spalte, Kontaktleiste und Pflichtangaben im Fuß.

Für unternehmensweite Signaturen, lange Adressen und ausführliche Pflichtangaben.

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Beispiele nach Situation

Alle Personen, Firmen und Nummern sind erfunden. Die Telefonnummern stammen aus den Bereichen, die die Bundesnetzagentur für Film und Fernsehen reserviert hat, die Domains enden auf „.example“.

GmbH mit Logo und Pflichtangaben

Der Klassiker für den Mittelstand: Logo statt Foto, Durchwahl zuerst und darunter die Pflichtangaben nach § 35a GmbHG in kleiner Schrift.

Diese Signatur verwendenVorlage Corporate

Gründerin einer UG (haftungsbeschränkt)

Bei der UG muss der Rechtsformzusatz vollständig lauten: „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ – ein bloßes „UG“ reicht nicht.

Diese Signatur verwendenVorlage Modern

Vorstand einer AG

Eine AG nennt alle Vorstandsmitglieder (den Vorsitzenden als solchen) und den Vorsitzenden des Aufsichtsrats, jeweils mit ausgeschriebenem Vornamen (§ 80 AktG).

Diese Signatur verwendenVorlage Corporate

Handwerksbetrieb als e.K.

Der eingetragene Kaufmann nennt die Firma mit dem Zusatz „e.K.“, den Ort der Handelsniederlassung, Registergericht und HRA-Nummer (§ 37a HGB). Telefon und Mobilnummer stehen vorn, weil Kunden eher anrufen als mailen.

Diese Signatur verwendenVorlage Klassisch

GmbH & Co. KG

Ist keine natürliche Person persönlich haftend, muss die KG auch die Angaben zur Komplementär-GmbH machen (§ 177a HGB). Das Feld „Persönlich haftende Gesellschafterin“ nimmt Firma, Sitz, Register und Geschäftsführer auf.

Diese Signatur verwendenVorlage Klassisch

Freiberuflerin ohne Handelsregister

Wer nicht im Handelsregister steht, braucht keine Registerangaben. Name, Tätigkeit und ein Weg zum Portfolio genügen; eine Anschrift macht die Signatur vertrauenswürdiger.

Diese Signatur verwendenVorlage Minimal

Kurze Signatur für Antworten

In langen Mail-Verläufen reicht eine zweizeilige Signatur. Die vollständige Signatur mit Pflichtangaben bleibt für neue Nachrichten.

Diese Signatur verwendenVorlage Kompakt

Werkstudent

Studiengang, Hochschule und Werkstudenten-Rolle in einer Zeile, dazu die geschäftliche Adresse. Privates gehört nicht in die Signatur.

Diese Signatur verwendenVorlage Minimal

Worauf es bei einer guten Signatur ankommt

  • Kurz bleiben. Name, Position, Firma, eine Telefonnummer, Website. Alles Weitere muss sich seinen Platz verdienen.
  • Pflichtangaben als Text. GmbH, UG, AG und eingetragene Kaufleute brauchen sie in jeder geschäftlichen E-Mail; mehr im Ratgeber Pflichtangaben.
  • Telefonnummern international schreiben. „+49 30 23125-417“ funktioniert auch für Empfänger im Ausland und lässt sich auf dem Handy antippen.
  • Bilder verlinken, nicht einbetten. Eingebettete Bilder kommen in Outlook oft als Anhang an und sprengen Gmails Zeichenlimit.
  • Eine zweite, kurze Signatur für Antworten. In langen Verläufen reichen zwei Zeilen.

Bereit? Der kostenlose Fairsig-Generator erstellt eine Signatur, die in Gmail, Outlook und Apple Mail funktioniert – direkt im Browser, ohne Anmeldung. Eigene Signatur erstellen →

Häufige Fragen

Sind die Vorlagen kostenlos?

Ja. Die sieben Grundvorlagen sind kostenlos und bleiben es. Fünf weitere Vorlagen mit dem Zeichen Pro kann jeder in der Vorschau ansehen; zum Kopieren und Herunterladen braucht es Pro (einmalig 29 US-Dollar, kein Abo).

Sieht die Vorlage in Outlook genauso aus?

So genau, wie Outlook es zulässt. Die Vorlagen sind HTML-Tabellen mit Inline-Styles, die das klassische Outlook mit seiner Word-Engine zuverlässig darstellt. Einziger sichtbarer Unterschied: Runde Fotos erscheinen dort eckig.

Bekomme ich den HTML-Code einer Vorlage?

Ja. Öffnen Sie die Vorlage im Generator, tragen Sie Ihre Daten ein und nutzen Sie „HTML kopieren“ oder „.html herunterladen“. Zum Einfügen in Outlook oder Gmail ist „Signatur kopieren“ besser.

Was gehört in eine professionelle E-Mail-Signatur?

Name, Position, Unternehmen, eine Telefonnummer und die Website; bei eingetragenen Unternehmen die Pflichtangaben. Foto, Social-Media-Links und Adresse sind optional. Weniger ist meist mehr: Eine Signatur mit vier bis sechs Zeilen plus Pflichtangaben wird gelesen, eine mit zwölf Zeilen nicht.

Mehr Beispiele auf Englisch: Email signature examples · Templates